Menyiapkan Surat Keluar
Surat-surat tertentu tidak boleh di tandatangani sekretaris atas nama pimpinan. Surat-surat tersebut misalnya surat pernyataan simpati, janji untuk bertemu atau pembatalan janji, ucapan selamat atau ucapan turut berduka cita, dan surat untuk pejabat tinggi. Apabila surat semacam ini di tandatangani oleh sekretaris, pengaruhnya akan kurang baik. Dengan demikian, surat-surat semacan ini harus di tandatangani sendiri oleh pimpinan.
Langkah-langkah yang dapat di lakukan sekretaris dalam upaya menyiapkan surat keluar antara lain menyiapkan konsep, mengetik konsep surat tersebut, memeriksanya, dan melakukan pemisahan surat. Setelah itu, surat di mintakan tanda tangan kepada pimpinan.
1. Pembuatan Konsep Surat (draft)
Konsep surat (draft) adalah kegiatan merancang isi dan bentuk surat sebagai bahan tertulis dengan menggunakan manual yang akan di ketik dengan rapi kemudian di kirimkan ke alamat yang di tuju. Pembuatan konsep surat dapat di lakukan oleh pimpinan/atau atasan atau sekretaris/konseptor.
a. Konsep surat pimpinan/atasa
Konsep surat yang dibuat oleh pimpinan/atasan secara langsung berupa lenbaran konsep surat dan di serahkan kepada sekretaris.
Sekretaris mendapatkan lembar konsep yang di buat oleh pimpinan. Dalam hal ini konsep sudah jadi, baik isi maupun bentuk surat. Apabila terjadi kesalahan sebaiknya gunakan paraf koreksi sehingga konsep benar-benar siap untuk di ketik.
b. Konsep surat sekretaris/konsektor
Konsep surat di buat oleh sekretaris atas intruksi/perintah dari pemimpin. Kemudian, hasil konsep surat yang di buat oleh sekretaris di serahkan kepada pimpinan untuk di koreksi kembali. Setelah naskah surat dikoreksi, maka naskah surat di kembalikan kepada sekretaris untuk diketik dan dikirimkan kepada pihak yang setuju.
2. Pengertian Konsep Surat
Konsep suratyang telah mendapat persetujuan dan telah di paraf oleh pimpinan, selanjutnya di serahkan kepada juru ketik untuk segara di ketik.
3. Pemeriksa Surat
Sebaiknya seorang sekretaris memeriksa semua surat yang keluar, apakah isi surat sudah cocok dengan alamat si pengirim pada amplop atau belum.
4. Pemisahan Surat
Pemisahan surat di lakukan untuk memisahkan surat yang di tandatangani sendiri dengan surat yang di buat oleh pimpinan dan harus di tandatangani oleh pimpinan.
5. Penandatanganan Surat
Setelah surat diketik, maka sebaiknya di periksa kembali kebenarannya, apakah masih ada kesalahan, maka surat di berikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.
