Pengertian Surat Keluar
Surat keluar ialah semua surat yang di kirimkan atas nama suatu organisasi kepada pihak lain. Ada 3 faktor di lakukannya surat keluar, antara lain:
Ingin memberitahukan sesuatu hal yang penting kepada pihak lain,
Merupakan jawaban surat yang di terima sebelumnya, dan
Merupakan kebutuhan.
Sekarang kita akan membicarakan langkah-langkah dalam penanganan surat keluar secara umum.
Di kantor yang besar, biasanya persiapan untuk mengirim surat dilakukan oleh bagian sentral surat-menyurat. Di kantor yang lebih kecil, kemungkinan sekretaris sendiri yang harus mengelem, menimbang, dan membubuhi prangko. Sebaiknya seorang sekretaris harus mempunyai persediaan prangko yang cukup untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Di samping itu, seorang sekretaris juga hanya memiliki tarif pos berisi daftar bermacam-macam cara pengiriman (pos udara, laut, kilat).
Surat di kirim ke dalam maupun ke luar instansi tersebut. Pengiriman surat ke dalam instansi menggunakan buku ekspedi intern dan pengiriman surat keluar instansi dengan menggunakan buku ekspendesi ekstern.
Untuk surat intern harus di cantumkan dengan jelas alamat dan bagian orang yang di tuju. Bila surat bersifat pribadi atau rahasia, maka sebaiknya di masukkan ke dalam amplop dengan tulisan “Khusus Pimpinan” atau “Rahasia”, contoh Lihat Tabel 1: Buku ekspedisi Intern.
Bila mengetik amplop untuk di kirim, alamat di ketik pada bagian kanan bawah amplop dan nama kota di tulis dengan huruf besar. Biasanya, nama daerah juga perlu di cantumkan sebab banyak nama kota yang sama di daerah yang berlainan.
