Distribusi Gaji dan Upah
Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang terdiri dari:
1. Metode tangan (pen and ink)
Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu
a. Langkah persiapan
Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja. Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar gaji dan upah.
b. Langkah penyusunan
Bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja (biasa dan lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir. Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya dengan lama kerja.
Pekerjaan mencatat dan menghitung angka-angka dalam daftar gaji dilakukan dengan tangan atau mesin ketik.Sesudah daftar gaji selesai dibuat, berikutnya adalah membuat formulir-formulir gaji berikut ini:
a. Cek gaji atau amplop gaji berisi nama dan gaji bersih karyawan.
b. Laporan gaji karyawan, berisi nomor karyawan, nama karyawan, gaji kotor, tunjangan, potongan dan gaji bersih.
c. Catatan gaji karyawan (Pegawai’s earning record).
d. Pencatatan jurnal
a. Gaji dan upah Rp. ****
b. Potongan-potongan Rp. ****
c. Hutang gaji dan upah Rp. ****
2. Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board
Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau payroll board.
3. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless)
Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001, 152).
